Фахівець з документообігу та діловодства

Twist Robotics — це українська компанія, яка розробляє безпілотні літальні апарати (коптерного та літакового типів) і пов’язані з ними системи. Серед наших публічних продуктів — симулятор місій БпЛА «Обрій» і коптер «Saker Scout».

Наразі ми шукаємо фахівця, який допоможе впорядкувати документообіг компанії, систематизувати наявні документи та побудувати зрозумілу систему їх реєстрації, обліку й зберігання.

Вашим основним завданням буде провести інвентаризацію документів, визначити принципи їх класифікації, створити реєстри та впорядкувати паперовий і електронний архіви. Надалі ви відповідатимете за підтримання цієї системи в актуальному стані та супровід поточного документообігу.

Основні обов’язки:

• провести інвентаризацію наявних документів, визначити їхній стан і потреби в упорядкуванні;
• розробити систему класифікації документів, сформувати номенклатуру справ і створити реєстри для обліку та відстеження їхнього статусу;
• систематизувати договірну документацію, накази, розпорядчі документи, акти, специфікації та кореспонденцію;
• упорядкувати паперовий та електронний архіви, визначити правила зберігання, найменування файлів і структуру папок;
• контролювати повноту документації, наявність оригіналів, строки підписання та повернення документів;
• готувати договори, додаткові угоди, акти та інші документи за встановленими шаблонами;
• супроводжувати документообіг у «Вчасно», M.E.Doc та інших системах електронного документообігу;
• взаємодіяти з підрозділами компанії та підтримувати розроблену систему документообігу в актуальному стані.

Що для нас важливо:

• досвід роботи у сфері документообігу, діловодства, архівної справи або документального супроводу;
• розуміння принципів класифікації, реєстрації та зберігання документів, знання вимог законодавства у сфері діловодства й архівної справи;
• практичний досвід роботи з договорами, додатковими угодами, актами, наказами та іншою документацією;
• досвід систематизації документів, проведення інвентаризації, формування номенклатури справ або створення реєстрів;
• здатність самостійно побудувати систему документообігу з нуля та організувати її подальшу роботу;
• впевнене володіння MS Office, зокрема Excel або Google Sheets;
• уважність до деталей, системність, відповідальність і вміння взаємодіяти з різними підрозділами;
• досвід роботи з «Вчасно», M.E.Doc та BAS / ERP буде перевагою.

Ми пропонуємо:

• цікаву роботу у технологічній сфері;
• можливість застосовувати ваш досвід і навички для зміцнення обороноздатності України;
• комфортні умови праці та ринкову заробітну плату;
• відпустки, лікарняні та інші соціальні гарантії відповідно до законодавства;
• роботу в команді, де цінується незалежність та ініціативність;
• можливість бронювання.